Checkliste Hochzeitsplanung – die ersten zwölf Monate
Ihr habt Ja gesagt und wisst nicht, wo ihr anfangen sollt. Diese Liste ist keine App und kein Ordner – nur die Reihenfolge, die sich bewährt hat.
Warum die Reihenfolge wichtiger ist als die Liste
Es gibt Hochzeits-Checklisten mit zweihundert Punkten. Die sind gut gemeint und führen bei den meisten Paaren dazu, dass sie nach Punkt zwölf aufhören. Was wirklich hilft, ist zu wissen, welche drei Dinge zuerst kommen – und welche zwanzig warten können.
Der Grund ist einfach: Zwei Dinge lassen sich nicht ersetzen, wenn sie vergeben sind. Location und Datum. Alles andere ist verhandelbar, austauschbar oder auch drei Monate vorher noch zu bekommen.
Ich bin Michael, Fotograf aus Römerberg bei Speyer. Diese Liste ist aus vielen Gesprächen entstanden – vor allem aus den Sätzen, die mit „hätten wir mal früher“ anfangen.
- 12–18 Monate: Datum, Location, Fotograf
- 10–12 Monate: Trauredner, Catering, Musik
- 8–10 Monate: Kleid und Anzug
- 6 Monate: Einladungen, Ringe, Floristik
- 3 Monate: Zeitplan, Sitzordnung, Details
- 4 Wochen: Ablauf final, alle Dienstleister informieren
Die vier Schritte, die zuerst kommen
Zwei Dinge lassen sich nicht ersetzen, wenn sie vergeben sind: Location und Datum. Alles andere ist verhandelbar.
Was oft vergessen wird
Der Zeitplan für den Tag
Etwa drei Monate vorher solltet ihr den Ablauf durchgehen – mit realistischen Zeiten, nicht mit Wunschdenken. Wo es typischerweise eng wird, steht unter Zeitplan für Hochzeitsfotos.
Die Gruppenbilder-Liste
Schreibt vier Wochen vorher auf, welche Konstellationen ihr fotografiert haben wollt, und gebt die Liste jemandem, der laut rufen kann. Das spart am Tag selbst eine halbe Stunde.
Wer informiert die Dienstleister?
Trauredner, Band, Caterer und Fotograf sollten denselben Ablaufplan haben. Eine gemeinsame Mail vier Wochen vorher verhindert die meisten Missverständnisse.
Und für euch selbst
Plant am Hochzeitstag zwei Pausen ein, in denen nichts passiert. Zehn Minuten nach der Trauung, zehn Minuten vor dem Abendessen. Ihr werdet sie brauchen – und ihr werdet euch daran erinnern.
Was Paare mich dazu fragen
Wann sollten wir mit der Planung anfangen?
Sobald Datum und ungefähre Gästezahl feststehen. Für einen Samstag im Sommer sind zwölf bis achtzehn Monate realistisch, in der Nebensaison reicht deutlich weniger.
Was buchen wir zuerst?
Location, dann Fotograf. Beides lässt sich nicht ersetzen, wenn es vergeben ist. Caterer, Floristik und Musik lassen sich später deutlich leichter organisieren.
Wie viel Prozent des Budgets geht in die Fotografie?
Als grobe Orientierung etwa zwanzig Prozent für Fotografie und Video zusammen. Das ist keine feste Regel, hilft aber beim ersten Sortieren.
Brauchen wir einen Hochzeitsplaner?
Bei großen Feiern mit vielen Gewerken kann sich das lohnen. Bei sechzig Gästen auf einem Gutshof kommt ihr in der Regel gut allein zurecht – vor allem, wenn ihr am Tag selbst jemanden habt, der Fragen abfängt.
Wann sollte der Zeitplan endgültig stehen?
Etwa vier Wochen vorher. Dann haben alle Dienstleister Zeit, sich darauf einzustellen, und es bleibt Luft für Korrekturen.
Was vergessen die meisten Paare?
Pausen für sich selbst und Puffer im Ablauf. Beides steht in keiner Standard-Checkliste und macht am Tag den größten Unterschied.
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Ganz am Anfang?
Wenn ihr gerade erst startet und noch nicht wisst, was wann dran ist: Schreibt mir über die Kontaktseite. Ich sage euch gern, was aus meiner Sicht zuerst kommt – auch dann, wenn ihr am Ende jemand anderen für die Fotos bucht.
Euer Michael von Loveportrait